Privacybeleid

Wat MailTrove leest

MailTrove leest de archiefbestanden die je opent (PST, OST, MBOX, EML, MSG, OLM en andere). Het leest ze alleen; het wijzigt, verplaatst of uploadt ze nooit.

MailTrove doorzoekt je mappen niet op e-mail: het leest alleen de bestanden en mappen die je opent.

Wat MailTrove op je computer bewaart

• Instellingen: je voorkeuren, de lijst met recent geopende archieven en je recente zoekopdrachten, in het instellingenbestand van MailTrove. Op de Mac bevat de lijst met recente archieven ook de toestemming die de Mac MailTrove heeft gegeven om elk bestand opnieuw te openen.
• Zoekindexen: om snel te sorteren en te zoeken, bouwt MailTrove een index voor elk archief dat je opent. Die bevat kopieën van de tekst van je e-mails en van tekst uit hun bijlagen. Als Vraag het je berichten aanstaat, bevat die ook passages uit bijgevoegde documenten voor Vraag, inclusief tekst die uit scans en afbeeldingen is gelezen door de eigen tekstherkenning van je computer (de ingebouwde herkenning van Windows of macOS; er wordt niets verstuurd om ze te lezen). De index blijft op je computer, in de map met app-gegevens van MailTrove, en je kunt hem op elk moment verwijderen (Instellingen > Opslag). Indexen die 60 dagen niet zijn gebruikt, worden automatisch verwijderd.
• Tijdelijke kopieën van bijlagen die je opent, die worden verwijderd de volgende keer dat MailTrove start.
• Je MailTrove-login (alleen als je er een hebt): het e-mailadres als je met een e-mailadres bent ingelogd, een ondertekend bewijs van je aankoop, en een inlogtoken. Het token wordt bewaard in Windows Referentiebeheer of in de sleutelhanger van de Mac.
• AI-samenvattingen die je hebt gemaakt (volledige versie), bewaard bij de zoekindex van het archief en samen daarmee verwijderd.
• Vraag het je berichten (volledige versie, alleen voor archieven waarvoor je het aanzet): een zoekmodel (EmbeddingGemma, ongeveer 207 MB, eenmalig gedownload van Hugging Face wanneer je Vraag voor het eerst aanzet), een index van de e-mails van elk zo'n archief die op je computer wordt gebouwd, naast de zoekindex ervan, en de vragen die je hebt gesteld met hun antwoorden. Instellingen > AI zet de indexen terug en wist de vragen.

Geen enkele e-mail van je wordt naar ons of naar iemand anders gestuurd, behalve de e-mails die je kiest om samen te vatten of waarover je een vraag stelt (zie hieronder).

Waar deze gegevens staan, en hoe je ze verwijdert:

• Windows, uit de Microsoft Store: in de eigen map met app-gegevens van MailTrove, die wordt verwijderd als je MailTrove verwijdert. Het inlogtoken is de uitzondering: dat blijft in Windows Referentiebeheer tot je uitlogt (Instellingen > Volledige versie) of het daar verwijdert.
• Mac, uit de Mac App Store: in de eigen container van MailTrove, ~/Library/Containers/com.getmailtrove.mailtrove. De Mac verwijdert de container van een app niet wanneer de app naar de prullenmand wordt verplaatst; verwijder die map om alles te verwijderen, of gebruik eerst Instellingen > Opslag. Het inlogtoken blijft in je sleutelhanger tot je uitlogt of het verwijdert in Sleutelhangertoegang.

Wat MailTrove via internet verstuurt

MailTrove maakt alleen in deze gevallen netwerkverbindingen:

• Externe afbeeldingen: e-mails kunnen afbeeldingen bevatten die op de server van de afzender staan. MailTrove blokkeert ze, tenzij je ervoor kiest ze te laden voor een e-mail of een afzender. Door ze te laden wordt contact gemaakt met de server van de afzender, die dan kan zien dat de e-mail is geopend.
• Links waarop je in een e-mail klikt, openen in je webbrowser (e-mailadressen in je e-mailprogramma).
• Prijzen: op Windows leest het venster Volledige versie de actuele prijs uit de Microsoft Store, of van getmailtrove.com als de Store er geen geeft. Op de Mac komen de prijzen uit de App Store.
• Inloggen met je e-mailadres: MailTrove stuurt het e-mailadres dat je typt en de weergavetaal van de app naar onze licentieserver (license.getmailtrove.com), die je een inlogcode in die taal mailt (een e-mailadres toevoegen op de Mac werkt op dezelfde manier). Om het inloggen af te ronden, stuurt het de code, een identificatie van deze computer, de versie van Windows of macOS, waar MailTrove vandaan is geïnstalleerd (de Microsoft Store, de Mac App Store of onze website) en het type processor. De computeridentificatie is een onomkeerbare omzetting van de eigen identificatie van de computer (de machine-identificatie van Windows, of de hardware-identificatie van de Mac): die maakt onderscheid tussen twee computers en kan niet worden teruggerekend naar het origineel.
• Aankopen in de Mac App Store: wanneer je de volledige versie of AI-credits koopt, of een aankoop herstelt, stuurt MailTrove onze licentieserver het aankoopbewijs dat de App Store heeft ondertekend (zie hieronder), met dezelfde computergegevens, zodat de aankoop aan je account kan worden toegevoegd.
• Aankopen in de Microsoft Store: in MailTrove uit de Microsoft Store, als je daar de volledige versie of AI-credits koopt, en bij elke start zolang het een daar gekochte volledige versie heeft, vraagt MailTrove onze licentieserver om een kortlevend ticket. Dat ticket en de computeridentificatie geeft het aan de Microsoft Store, die een sleutel teruggeeft voor het Microsoft-account waarmee op deze computer in de Microsoft Store is aangemeld. MailTrove stuurt die sleutel met dezelfde computergegevens (en, voor AI-credits, het inlogtoken) naar onze licentieserver, die er Microsoft mee vraagt welke MailTrove-aankopen dat account heeft (zie hieronder). Of je de volledige versie bezit, vertelt Windows zelf aan MailTrove.
• Je aankoop controleren: zolang je bent ingelogd, stuurt MailTrove bij elke start het inlogtoken, de computeridentificatie en dezelfde computergegevens, zodat een terugbetaling, een gewijzigd e-mailadres of uitloggen op een andere computer ook deze computer bereikt; "Controleer opnieuw" in Instellingen doet hetzelfde. Als er geen verbinding is, werkt MailTrove gewoon door zoals voorheen.
• Bonnen (Windows, Instellingen > Volledige versie, voor een aankoop op getmailtrove.com) stuurt het inlogtoken naar onze licentieserver, die Paddle om een link naar je bonnenpagina vraagt. Aankopen in de Microsoft Store staan in de bestelgeschiedenis van je Microsoft-account; op de Mac staan je aankopen in je Apple Account.
• Uitloggen stuurt het inlogtoken, zodat de server deze computer vergeet.
• AI-samenvatting (volledige versie, alleen als je erom vraagt): nadat MailTrove je heeft laten zien wat het kost en je om bevestiging heeft gevraagd, stuurt het de e-mails van dat gesprek (wie ze heeft verstuurd, aan wie, wanneer, het onderwerp, de tekst zonder geciteerde eerdere antwoorden, en de namen van bijlagen) met je inlogtoken en de weergavetaal van de app naar onze licentieserver, die ze doorgeeft aan het Gemini-model van Google op Google Cloud Vertex AI en de samenvatting terugstreamt. Onze server en Google bewaren de e-mails en de samenvatting geen van beide, en Google gebruikt ze niet om zijn modellen te trainen. Onze server registreert alleen hoeveel AI-credits het account heeft gebruikt, hoeveel tekens er zijn verstuurd en hoeveel tokens het model heeft gebruikt, nooit de inhoud ervan.
• Vraag het je berichten (volledige versie, alleen als je een vraag stelt): MailTrove zoekt op je computer de e-mails die de vraag kunnen beantwoorden, en stuurt dan de vraag, fragmenten uit die e-mails (wie ze heeft verstuurd, aan wie, wanneer, het onderwerp en de tekst zonder geciteerde eerdere antwoorden), passages uit bijgevoegde documenten die ervoor zijn gevonden (uit maximaal vier documenten, met de naam en paginanummers van elk bestand; tekst die uit een scan of afbeelding is herkend, wordt als zodanig gemarkeerd) en je laatste paar vragen en antwoorden in die sessie, met je inlogtoken en de weergavetaal van de app, naar onze licentieserver, die ze doorgeeft aan het Gemini-model van Google op Google Cloud Vertex AI en het antwoord terugstreamt. Net als bij samenvattingen bewaart geen van beide ze, en registreert onze server alleen aantallen.
• Het zoekmodel voor Vraag: als je Vraag voor het eerst aanzet, wordt het gedownload van Hugging Face (huggingface.co), dat je IP-adres ziet zoals bij elke download van internet. Daarvoor wordt niets over je e-mail verstuurd.
• Je saldo aan AI-credits (Instellingen > AI, het venster Vat gesprek samen en het paneel Vraag) stuurt het inlogtoken naar onze licentieserver.

MailTrove heeft geen analytics, geen tracking, geen crashrapportage en geen advertenties.

De volledige versie en AI-credits kopen

Op getmailtrove.com worden de volledige versie en AI-credits verkocht door Paddle, onze wederverkoper en merchant of record: Paddle neemt de betaling aan en verwerkt je factuurgegevens onder zijn eigen privacyverklaring (https://www.paddle.com/legal/privacy). Wij ontvangen van Paddle het e-mailadres waarmee je hebt gekocht en een overzicht van de aankoop, nooit je kaartgegevens.

In de Mac App Store verkoopt Apple de volledige versie en AI-credits en neemt het de betaling aan onder zijn eigen privacybeleid (https://www.apple.com/legal/privacy/). Apple geeft ons niet je naam, je e-mailadres of je betaalgegevens. Wat wij ontvangen, is het aankoopbewijs dat de App Store ondertekent: welk item is gekocht, wanneer, in de winkel van welk land, de transactie-identificaties ervan, en of het is terugbetaald. Apple laat onze server ook rechtstreeks weten wanneer een aankoop is terugbetaald.

In de Microsoft Store verkoopt Microsoft de volledige versie en AI-credits en neemt het de betaling aan volgens zijn eigen privacyverklaring (https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement). Microsoft geeft ons niet je naam, je e-mailadres of je betaalgegevens. Wat we krijgen, als MailTrove het vraagt met de sleutel hierboven, is een overzicht van elk MailTrove-artikel dat dat Microsoft-account heeft gekocht: welk artikel, de identificaties ervan en de transactie-identificatie van de aankoop, de datums, en of het nog actief is of is terugbetaald. MailTrove vraagt het bij elke start opnieuw; zo bereikt een terugbetaling ons.

Ook in de Microsoft Store heb je geen e-mailadres nodig om te kopen. MailTrove maakt voor de volledige versie een account aan dat wordt herkend aan de identificatie die de Microsoft Store aan jouw bezit ervan geeft, dezelfde op elke pc die je met dat Microsoft-account gebruikt. AI-credits die je in de Microsoft Store koopt, komen op het account waarmee deze computer is ingelogd. Is deze computer al ingelogd met een e-mailadres wanneer MailTrove de aankoop voor het eerst ziet, dan komt de volledige versie in plaats daarvan bij dat account. Een e-mailadres toevoegen (Instellingen > Volledige versie) is niet verplicht; daarmee kun je inloggen op de Mac.

Je hebt geen e-mailadres nodig om in de Mac App Store te kopen. MailTrove maakt een account voor je aankopen aan, herkenbaar aan het bewijs van de App Store dat dit exemplaar van MailTrove van je Apple Account komt, en geeft Apple bij elke aankoop een willekeurige identificatie voor dat account, zodat de aankoop eraan kan worden gekoppeld. Een e-mailadres toevoegen (Instellingen > Volledige versie) is optioneel; daarmee kun je inloggen op Windows en op andere Macs.

Wat onze licentieserver bewaart

Voor elk account bewaart onze licentieserver:

• het e-mailadres, als het account er een heeft;
• voor aankopen via Paddle: de klant- en transactie-identificaties van Paddle;
• voor aankopen in de App Store: de transactie-identificaties van de App Store, het gekochte item, de aankoopdatum en het land van de winkel, en de identificatie van het bewijs van de App Store voor jouw exemplaar van MailTrove;
• voor aankopen in de Microsoft Store: de artikel- en transactie-identificaties van de Microsoft Store en het gekochte artikel;
• of elke aankoop is terugbetaald of teruggeboekt, en wanneer het account voor het laatst is gebruikt;
• toegekende en gebruikte AI-credits (alleen aantallen en datums), en de AI-gebruiksaantallen per maand;
• voor elke ingelogde computer: de computeridentificatie, de versie van Windows of macOS, waar MailTrove vandaan is geïnstalleerd, het type processor, en wanneer de computer is ingelogd en voor het laatst is gezien;
• een onomkeerbaar omgezette kopie van je laatste inlogcode (nooit de code zelf), die na tien minuten niet meer werkt en binnen ongeveer een uur wordt verwijderd.

De server draait op Cloudflare; de logboeken ervan worden niet bewaard. Inlogcodes en de aankoopmail worden verstuurd via Resend, dat ze voor ons bezorgt.

We bewaren dit zolang je een MailTrove-account hebt. Je kunt je account verwijderen door ons te schrijven op het adres hieronder, of, in MailTrove uit de Mac App Store, in de app (Instellingen > Volledige versie > Verwijder account). Als je het verwijdert, wordt gewist wat de server over je bewaart en wordt elke computer uitgelogd; de volledige versie die op getmailtrove.com is gekocht en eventuele ongebruikte AI-credits op dat account kunnen dan niet meer worden gebruikt. Een aankoop van de volledige versie in de Mac App Store blijft bij je Apple Account, en een aankoop in de Microsoft Store bij je Microsoft-account: de volgende keer dat MailTrove start, wordt daarmee een nieuw account aangemaakt. Om te voorkomen dat dit wordt gebruikt om de AI-credits die bij de volledige versie horen een tweede keer te krijgen, bewaart de server een overzicht van welke aankopen in de App Store en de Microsoft Store al credits hebben opgeleverd: de transactie-identificaties van Apple of Microsoft en de aantallen, zonder account, e-mailadres of iets anders over jou.

Kinderen

MailTrove is niet gericht op kinderen en verzamelt niet bewust gegevens van kinderen.

Wijzigingen

Als dit beleid verandert, wordt de nieuwe versie met een nieuwe datum op dit adres gepubliceerd.

Contact

Vragen of verzoeken over je privacy: MailTrove, hello@getmailtrove.com.